Forbered udstyret, før den nye starter

Intet skaber en dårligere første dag end en computer, der først bliver sat op, når medarbejderen allerede sidder ved skrivebordet. Sørg for, at udstyr, adgangskoder og de vigtigste systemer er klar mindst en dag i forvejen. Lav gerne en fast tjekliste for opsætning, så intet bliver glemt, uanset hvem der står for at forberede den nye medarbejders første dag. Tjek også, at eventuelle bestillinger af nyt udstyr er lagt i god tid, så en forsinket levering ikke ender med at skabe en dårlig start.

Lav en kort, skriftlig guide til de vigtigste systemer

En kort skriftlig guide til de mest almindelige systemer kan spare tid for alle, så det samme ikke skal forklares mundtligt for hver ny medarbejder. Guiden skal blot dække det, langt de fleste har brug for i de første uger, og kan altid udvides senere. Suppler med skærmbilleder, da det ofte gør det lettere at følge trinene end tekst alene.

Udpeg en fast kontaktperson for tekniske spørgsmål

Nye medarbejdere har ofte mange små tekniske spørgsmål i starten, som de kan være tilbageholdende med at stille i en stor gruppe. En fast, navngiven kontaktperson gør det lettere at spørge, uden at det føles som en stor sag hver gang. Fortæl den nye medarbejder om denne person allerede på den første dag, og skriv gerne navnet ind i den skriftlige guide, så det er let at finde igen senere.

Tilbyd en hurtig vej til hjælp i travle perioder

Den faste kontaktperson har sjældent tid til det hele på samme tid, især i travle perioder. Ved at tilbyde chat direkte til support, kan nye medarbejdere få svar på simple spørgsmål med det samme, uanset om en kollega lige nu har tid eller ej.

Sæt tempoet ned de første dage

De fleste nye medarbejdere husker langt mere, når informationen kommer i mindre bidder fordelt over de første uger. Prioriter de systemer, der bruges dagligt, og gem de sjældnere brugte til senere, når det grundlæggende sidder fast. En rolig start giver bedre grobund for, at det hele rent faktisk hænger fast.

Byg videre på erfaringen fra tidligere onboardinger

Hver ny medarbejder oplever forløbet med friske øjne og bemærker ofte ting, som dem, der har været der længe, er holdt op med at lægge mærke til. Spørg direkte, hvad der var forvirrende eller manglede, gerne både efter den første uge og igen efter den første måned, når hverdagen for alvor er begyndt. Brug svarene aktivt til at justere guiden, før den næste medarbejder starter.

Hold guiden opdateret

Systemer og processer ændrer sig over tid, og en forældet guide skaber mere forvirring end hjælp. Sæt en fast rutine for at opdatere materialet, for eksempel hver gang der sker større ændringer i virksomhedens systemer, eller minimum én gang om året uanset hvad. Notér, hvem der senest opdaterede guiden og hvornår, så det er tydeligt for alle, om materialet trænger til et servicetjek.

Lad supporten være en del af hverdagen fremover

Behovet for hjælp stopper sjældent, når de første uger er gået. Man kan finde flere eksempler på, hvordan virksomheder arbejder med at gøre kundeservice og intern support mere effektiv for både kunder og medarbejdere, hvilket kan give inspiration til, hvordan I holder den gode start ved lige, længe efter onboardingen er overstået.